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溜まらない書類整理整頓の基本

IT化するとペーパーレスになると誰が言ったのでしょうか?
相変わらず書類作業に追われる日々です。むしろ確認作業が多くなり、紙が増えたように感じます。
弊社の本分は造園・土木の施工や管理が主ですが、それに付随する事務作業は年々増えています。
特に秋から3月の年度末にかけてかなりの書類作成があります。
そのため、施工や管理、営業といった外仕事と事務仕事との時間配分が大事です。
しかし月初めのお知らせや月末の報告書関連など、多くがバッティングするので忙しくなってきます。

今回の豆知識は技術・技能社員の惨状を憂いて(お恥ずかしい)、弊社の敏腕事務社員がオススメする机周りの整理整頓術です。

まずは机の周りを整理整頓することが大事ではないか?と苦言が。
しかし闇雲にしようとしても時間がないし、すぐに効率がアップするわけではないとのこと。
ちょっとした工夫で全然違うとのことなので、まずは基本的な2点を守ってはみては?との提案です。
名付けて「仕事の強制的な見える化」です。

1つめ。
毎日見るスケジュール帳に前もって期日(しかも前日に!)を記入しておく。
スケジュールを確認するたびにやらなきゃ~という焦燥感が生まれ、絶対にやります!
しかも提出前日を書いているので、前日に書類が仕上がることに。
そうすると仕事に余裕が生まれ、見直しなども可能になり、書類の修正などが無くなります。
上司にも一日早く出来ました!って威張れて、自身の高評価になるかも?

2つめ。
物理的な方法です。
クリアファイルに入れて中身が見えるようにして、しかもそれを立てて置くというのがオススメです。多くの方がやっている方法ですが、気付かない人は知らないちょっとした工夫です。
PCのデスクトップ横などに立てておけば、画面を見るたびに目の端に見えるので忘れることが少なくなります。
部下に仕事を配分するときも、資料がまとまっていて渡しやすいので良いです!
作業が終わったらそのまま引き出しに仕舞ったり、中身を捨ててクリアファイルを片付けるなどをすると、机の端に溜まらないので綺麗な状態を保つことが出来ます。
余談ですが必ずクリアファイルは角が丸い方をこちらに向けて置いておくのがポイントです(角で怪我してしまうこともありますよ!)

1つ1つは凄く簡単なことですが、意外と軽視しがちな整理整頓。
習慣化すればなんてことはない、しかし効果は絶大なので忙しいときほどやって損はありません。